為理順現(xiàn)金采購流程，加強采購資金管理，提高采購資金效益，防范采購資金風險，特制定本制度。
一、適用范圍
1、本制度只適用來除水果、蔬菜及活鮮產(chǎn)品以外的現(xiàn)金采購業(yè)務。
水果、蔬菜及活鮮產(chǎn)品的現(xiàn)金自采規(guī)定將另行制定。
2、滿足以下條件之一可按本制度的規(guī)定進行現(xiàn)金采購。
⑴、與供應商有長期合作關系，但供應商只同意采用現(xiàn)款結算方式。
⑵、為補充經(jīng)營品種，不確定供應商的現(xiàn)金采購。
⑶、供應商斷貨，且產(chǎn)品暢銷、有客戶急需，臨時性現(xiàn)款采購補充庫存。

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二、采購計劃與報批
1、采購部制訂采購計劃經(jīng)采購部負責人審核后報總經(jīng)理審批。
2、采購部根據(jù)批準后的計劃組織產(chǎn)品采購，擬定《采購目錄》經(jīng)采購部負責人審核。
《采購目錄》應包含產(chǎn)品名稱、計量單位、最低單價、預算金額及合計等資訊。
3、采購部制定采購線路，填制《采購費用申請表》經(jīng)采購部負責人審核。
《費用申請表》應包含采購人數(shù)、采購工具名稱及數(shù)量、采購所需時間及費用預算等資訊。
4、采購部將采購部負責人簽字同意后的《采購目錄》和《采購費用申請表》送財務部進行審核后交總經(jīng)理同意報董事長審批。

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三、資金申請與跟單
1、采購部將經(jīng)批準的《采購目錄》和《采購費用申請表》交財務部申請采購資金借款。
2、采購部根據(jù)情況指定一名跟單員報財務部備案，由跟單員寫出借支憑證經(jīng)財務負責人批準后轉(zhuǎn)賬支付到其銀行卡內(nèi)。
指定的跟單員原則上應報董事長同意，可以是財務或采購人員，也可以是企業(yè)其他員工，其產(chǎn)生的費用包含在采購費用預算內(nèi)。
跟單員負責保管采購資金，現(xiàn)場監(jiān)督采購貨物資訊，收取采購發(fā)票（附貨物清單）和供應商資訊、支付貨款和采購費用以及辦理報賬平賬手續(xù)等。
供應商資訊應包含供應商名稱、地址、聯(lián)絡人和聯(lián)絡電話等資訊。
四、貨物驗收與平賬
1、采購貨物到企業(yè)后，倉庫或門店收貨人按正常的收貨流程辦理收貨業(yè)務和簽字手續(xù)。
2、跟單員收取手續(xù)齊全的《入庫單》與采購貨物和費用發(fā)票等單據(jù)一同交采購部負責人簽字后送財務部審核。
采購貨物和費用發(fā)票務必由采購人員和跟單員簽字確認。
3、財務部審核后填寫支付單交總經(jīng)理提出意見，在最近的費用報賬日經(jīng)董事長批準后按多退少補原則報銷平賬。

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