為理順現(xiàn)金采購流程，加強(qiáng)采購資金管理，提高采購資金效益，防范采購資金風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。
一、適用范圍
1、本制度只適用來除水果、蔬菜及活鮮產(chǎn)品以外的現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)。
水果、蔬菜及活鮮產(chǎn)品的現(xiàn)金自采規(guī)定將另行制定。
2、滿足以下條件之一可按本制度的規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金采購。
⑴、與供應(yīng)商有長(zhǎng)期合作關(guān)系，但供應(yīng)商只同意采用現(xiàn)款結(jié)算方式。
⑵、為補(bǔ)充經(jīng)營品種，不確定供應(yīng)商的現(xiàn)金采購。
⑶、供應(yīng)商斷貨，且產(chǎn)品暢銷、有客戶急需，臨時(shí)性現(xiàn)款采購補(bǔ)充庫存。

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⑷、超底價(jià)產(chǎn)品大促營銷。
二、采購計(jì)劃與報(bào)批
1、采購部制訂采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總經(jīng)理審批。
2、采購部根據(jù)批準(zhǔn)后的計(jì)劃組織產(chǎn)品采購，擬定《采購目錄》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核。
《采購目錄》應(yīng)包含產(chǎn)品名稱、計(jì)量單位、最低單價(jià)、預(yù)算金額及合計(jì)等資訊。
3、采購部制定采購線路，填制《采購費(fèi)用申請(qǐng)表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核。
《費(fèi)用申請(qǐng)表》應(yīng)包含采購人數(shù)、采購工具名稱及數(shù)量、采購所需時(shí)間及費(fèi)用預(yù)算等資訊。
4、采購部將采購部負(fù)責(zé)人簽字同意后的《采購目錄》和《采購費(fèi)用申請(qǐng)表》送財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核后交總經(jīng)理同意報(bào)董事長(zhǎng)審批。

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三、資金申請(qǐng)與跟單
1、采購部將經(jīng)批準(zhǔn)的《采購目錄》和《采購費(fèi)用申請(qǐng)表》交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)采購資金借款。
2、采購部根據(jù)情況指定一名跟單員報(bào)財(cái)務(wù)部備案，由跟單員寫出借支憑證經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)賬支付到其銀行卡內(nèi)。
指定的跟單員原則上應(yīng)報(bào)董事長(zhǎng)同意，可以是財(cái)務(wù)或采購人員，也可以是企業(yè)其他員工，其產(chǎn)生的費(fèi)用包含在采購費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。
跟單員負(fù)責(zé)保管采購資金，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督采購貨物資訊，收取采購發(fā)票（附貨物清單）和供應(yīng)商資訊、支付貨款和采購費(fèi)用以及辦理報(bào)賬平賬手續(xù)等。
供應(yīng)商資訊應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)電話等資訊。
四、貨物驗(yàn)收與平賬
1、采購貨物到企業(yè)后，倉庫或門店收貨人按正常的收貨流程辦理收貨業(yè)務(wù)和簽字手續(xù)。
2、跟單員收取手續(xù)齊全的《入庫單》與采購貨物和費(fèi)用發(fā)票等單據(jù)一同交采購部負(fù)責(zé)人簽字后送財(cái)務(wù)部審核。
采購貨物和費(fèi)用發(fā)票務(wù)必由采購人員和跟單員簽字確認(rèn)。
3、財(cái)務(wù)部審核后填寫支付單交總經(jīng)理提出意見，在最近的費(fèi)用報(bào)賬日經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后按多退少補(bǔ)原則報(bào)銷平賬。

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